КАК СДЕЛАТЬ РАБОЧИЙ ДЕНЬ «РЕЗИНОВЫМ»

Не важно, кто вы и кем работаете, дни менеджера и юриста, бухгалтера и бизнес-аналитика имеют одно общее свойство – в них абсолютно одинаковое количество часов. Разница начинается лишь тогда, когда вы начинаете эти часы использовать по-своему.

Джим Вайтхёрст, президент софтверной компании Red Hat, рассказал, как сделать рабочий день «резиновым», и поделился способами увеличить личную и профессиональную продуктивность.

1. Каждое воскресенье планируйте свою следующую неделю.

Воскресным вечером, после того, как вы отдохнули и переключились с работы на семью, переключитесь обратно. Возьмите список своих целей на год и на месяц (он же у вас есть?). Такие списки помогают придерживаться основного направления развития и не отвлекаться на ненужное. Долговременные цели могут быть не срочными, но — важными. Будьте осторожны — срочные дела могут вам показаться важными, но это не всегда так.

Посмотрите своё расписание на неделю — встречи, совещания, презентации и т. д.И соотнесите их со своими целями. Составьте список дел, которые работают на достижение этих целей.

Суть в том, чтобы упорядочить свои планы и привязать к ним свои действия. В противном случае, вы просто будете плыть по течению и позволите времени управлять вами. Срочные дела затмят ваш разум и вытеснят дела действительно важные.

2. Планируйте даже мелкие задачи.

Чаще всего люди записывают в ежедневник только совещания или встречи с клиентами. А вы выделите конкретное время ещё и для мелких дел — «написать коммерческое предложение», «набросать эскиз презентации», «просмотреть маркетинговые материалы». Если не планировать эти мелочи, они легко могут ускользнуть, или будут отложены и забыты, а вы потеряете нить своих рассуждений на тему. А среди «мелочей» может оказаться действительно значимая задача.

3. Составляйте реалистичный список дел.

Мы составляем список дел, но никогда не назначаем для них время. И что же происходит? В списке всегда оказывается несколько строчек, на которые не хватает времени. Если у вас в день пять встреч по часу и список дел часов на восемь, то этот список можно считать невыполнимой миссией.

Назначение времени для каждой задачи заставит вас расставлять более чёткие приоритеты и оставаться сфокусированным. Мультизадачность — это миф, каждое дело требует фокусировки. Если вы знаете, что у вас есть только 30 минут на задачу, вы наброситесь на неё со всей страстью и ничто не вынудит вас прерваться. И не забудьте отключить почтовые уведомления в браузере! Иначе вы машинально кликнете на всплывшее окошко — и всё, вы сошли с дистанции.

4. Планёрки — не дольше 30 минут.

Тот, кто установил по умолчанию во всех планировщиках часовые периоды для каждого дела, сгорит в аду, потому что из-за него человечество теряет триллионы часов впустую. Большинство встреч можно завершить за полчаса, а некоторые и вовсе за 15 минут, особенно если все присутствующие помнят об ограниченном времени. Не будьте рабами планировщиков. Задавайте час только тогда, когда вы абсолютно уверены, что вам потребуется час.

5. Многозадачность — зло.

Казалось бы, во время долгих совещаний можно заняться делами, не требующими умственных усилий — почистить почтовый ящик, например, или удалить ненужные файлы с ноутбука. Но даже это делает вас рассеянным, а значит, менее продуктивным, да и вообще превращает само совещание в бессмысленную трату времени.

Многозадачность — убийца личной продуктивности. Не пытайтесь делать два дела одновременно. Да, вы можете получить два хороших результата. Но сделайте одно дело — и вы получите один превосходный результат. Что лучше — десять средненьких достижений или одно превосходное?

6. Используйте время простоев.

Пробки! Сколько в них таится скрытых возможностей для растягивания рабочего времени! Запланируйте на это время все звонки, которые только можно сделать. Только не забывайте про хэндс-фри-гарнитуру. А ожидание рейсов в аэропорту? А сами полёты? Наверняка у вас накопилось, что почитать — отчёты подчинённых, учебники для самообразования, статьи об актуальных трендах в отрасли и т. п.

Посмотрите внимательно на свой график — есть ли там ещё потери времени в виде вынужденных простоев. Запланируйте на это время то, что можно сделать в подобных обстоятельствах.

7. Следите за временем.

Для этого можно использовать сервис Toggl. Как только вы начнёте контролировать своё время, вы удивитесь, сколько времени вы тратите впустую, занимаясь непродуктивными вещами.

8. Обед — это не пустая трата времени.

А вот здесь многозадачность не просто приветствуется — она проявляется сама собой. Социализация, укрепление деловых связей, заведение новых знакомств, построение корпоративной культуры — вы же знаете, что это не пустяки. Главное — обновляйте свою обеденную компанию каждый день. Обед занимает еженедельно около пяти часов. Пяти! Подумайте, как ещё можно продуктивно использовать это время, но, разумеется, не в ущерб отдыху и хорошему питанию. Вы не обязаны работать в это время, но заставьте это время работать на вас.

9. Не отнимайте себя у семьи.

Дома вы должны быть с семьёй. Ужинайте, помогайте детям с домашкой. Никаких звонков, никаких е-мэйлов. На несколько часов, пока дети не лягут спать, забудьте про работу вообще. Если вы позволите себе соскользнуть, вы не преуспеете ни там, ни тут. Домашняя суета не даст сфокусироваться на продуктивном доделывании рабочих дел, а для семьи вы будете выглядеть отсутствующим.

10. Начинайте день правильно.

Исследования показывают, что умеренные аэробные нагрузки (бег, например, или плавание) по утрам заряжают энергией и улучшают настроение почти на 12 часов вперёд. Это не только мощный пинок для начала работы, но и основательный фундамент, который позволит вам крепко стоять на ногах весь день — и физически, и психологически, а значит — быть максимально продуктивным.